Scania

Eine Kassa pro Standort

In den Filialen kann die Kassa jeweils nur 1x offen sein.
Öffnet ein 2ter Benutzer die Kassa erhält er folgende Meldung:

Sie wissen nun, wer die Kassa bereits nutzt.

Nun haben Sie die Möglichkeit die Kassa zu übernehmen
und damit den anderen Benutzer abzumelden.

Um zu übernehmen klicken sie auf „Ja“.
Mit einem Klick auf „Nein“ schließt sich die Kassa wieder.

Wenn der selbe Benutzer die Kassa noch einmal aufmachen möchte, auf einem anderen PC, erscheint folgende Meldung:

Verkaufspult Citrix System

Wenn es in der Filiale beim Verkaufspult ein Citrix System gibt, muss dies dem Support von it&more gemeldet werden!
In der Kassa kann eine Funktion aktiviert werden, bei dem sich jeder Mitarbeiter/in beim Kassenstart anmelden muss. Die Logindaten sind die selben wie beim Citrix Login.

Normalerweise geschieht der Login automatisch beim Kassenstart aufgrund der Anmeldedaten im Citrix System.

Um einen schnellen Benutzerwechsel zu ermöglichen, gibt es u.a. in der Kassenoberfläche und in der Hauptauswahl einen Button mit „Benutzer abmelden“.

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, das wenn ein Kassiervorgang erfolgreich beendet wurde, das ein Countdown für die automatische Benutzerabmeldung, angezeigt wird. Der Countdown zählt von 10 rückwärts. Bei „0“ angekommen, schließt sich die Kassa automatisch und das Login Formular der Appinnovo Kassa erscheint.

Rechnung kassieren

  1. 1. In der Kassenoberfläche „Belegzahlung“ anklicken

Achtung:
Beim Scannen darf die SHIFT-TASTE nicht aktiviert sein, da sonst nur Sonderzeichen beim scannen eingelesen werden!

2. Um den Beleg zu erfassen gibt es zwei Möglichkeiten:

A) Scannen des EAN-Codes (Strichcodes / Barcodes) auf der Rechnung
B) manuelles Erfassen der Rechnung mittels Auftragsnummer, Betrag und Art (R=Rechnung oder G=Gutschrift)

Erklärung EAN-Code:
Debitor sind immer 6 Stellen
Auftragsnummer: sind immer 10 Stellen
Bruttobetrag 8 Stellen (6 Vor Komma, 2 Nach Komma – ohne Komma)
Kennzeichen R/G 1 Stelle

Nach der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob der Auftrag bereits kassiert worden ist. Wenn ja, erscheint eine Auflistung. Mit „Ja“ kann der Vorgang fortgesetzt und der Rechnungsbetrag kontrolliert werden. Mit „Nein“ wird die Belegzahlung abgebrochen.

3. Anschließend den Betrag kontrollieren bzw. abändern wenn eine Teilzahlung erfolgt.

Die Scania-Rechnung erscheint als Artikel im Warenkorb der Kassa.
Möchte der Kunde mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlten, so wiederholen Sie bitte Schritt 1-3.

Zur Kontrolle steht noch einmal die Auftrags- bzw. Debitorennummer sowie der Betrag.

4. Wählen Sie nun die Zahlungsart (Bar, Karte oder Bar+Karte) über das Dropdown-Feld aus.

5. Anhand der Zahlungsart passiert folgendes:
BAR-Zahlung:
Nach dem klick auf „Bon drucken“ wird der Beleg sofort ausgedruckt

Karten-Zahlung:
Das Bankomatgerät zeigt dem Kunden den fälligen Betrag an und dieser kann nun bezahlt werden.
Sobald die Bankomatzahlung erfolgreich durchgeführt wurde, wird der Beleg automatisch ausgedruckt.

Mit mehreren Karten kassieren:
Wenn ein Kunde einen Beleg mit mehreren Karten bezahlen möchte, muss folgendermaßen vorgegangen werden.

Einen Beleg mit mehreren Karten bezahlen

Um diesen Geschäftsfall in die Kassa einzugeben, muss folgendermaßen vorgegangen werden.

Den Kundenbeleg einscannen.

Nun den Zahlungsbetrag entsprechen der 1. Kartenzahlung abändern.
In unserem Beispiel ändern wir den den Betrag von 61,90 Euro auf 30,00 Euro ab.

Nun kassieren wir diesen Beleg mit der 1. Karte vom Kunden.
Wenn die Bezahlung erfolgreich war, wiederholen wir den Vorgang. Dieses mal mit dem Betrag von 31,90 Euro (61,90 Euro abzüglich der 1. Bezahlung von 30,00 Euro) und starten die Bezahlung mit der 2. Karte vom Kunden.

Über die Schnittstelle in die Buchhaltung werden zwei Belege mit der Gesamtsumme von 61,90 Euro übertragen. Damit ist das Kundenkonto in der Buchhaltung ausgeglichen und der Kunde erhält keine Mahnung über eine offene Forderung.

Gemischte Bezahlung mit mehreren Belegen

Es darf bei einer gemischten Bezahlung immer nur ein Beleg vom Kunden kassiert werden (BAR oder KARTE), da sonst die Zuordnung der Gegenkonten in der Scania-Buchhaltung nicht möglich ist.

Kassabuch Ein-/Auszahlung

Wenn eine Aus- oder Einzahlung verbucht werden muss, wählt man den Button „Kassabuch“ in der Hauptauswahl aus

Hier können neue Ein- oder Auszahlungen gespeichert sowie vorhandene bearbeitet werden.
Die Bearbeitung ist nur so lange möglich, bis diese in die Buchhaltung übernommen worden sind.

Hier ein Beispiel für eine Auszahlung:

GesamtbruttoHier wird der Bruttobetrag eingetragen
Kunden/Lieferantengruppeim Dropdownfeld auswählen
Filialehier kann eine andere Filiale belastet werden
DatumBELEG-Datum auswählen
NotizNotiz für die Auszahlung (Klopapier)
Datei wählenanklicken und zwingend die Rechnung der Buchung hinzugefügen.
Es können maximal 3 verschiedene PDF Dokumente angehängt werden.
Jedes PDF Dokument kann mehrere Seiten haben!
Die Rechnung muss beim Multifunktionsgerät mittels der Kurzwahl „Appinnovo_A**“ eingescannt werden.
Screenshot vom Multifunktionsgerät in A11

Wenn die Rechnung als PDF Dokument hinterlegt wurde, kann mittels dem Button „Neu“ ein Konto sowie Detaillierte Informationen hinzugefügt werden. Mehrere Einträge pro Rechnung sind möglich.

Mit dem Button „Verbuchen“ wird der Eintag gespeichert und man kehrt zur Ein- bzw. Auszahlung zurück.

Mit Verbuchen bzw. Übernehmen wird die Zahlung verbucht und ein Kassenbeleg zur Bestätigung der Buchung ausgedruckt.

Auszahlung U34

  1. siehe Kassabuch Ein/Auszahlung, dann
  2. Beim Konto wählen Sie bitte „3401 U34“ aus und verbuchen die Auszahlung.

Tagesabschluss Mitarbeiter

Der Tagesabschluss ist verpflichtend für jede Filiale zu machen, wenn am selben oder am vorherigen Tag eine Kassenbewegung stattgefunden hat.

Für diesen Vorgang wählt man in der Hauptauswahl den Tagesabschluss aus

Anschließend wird der Button „neuen Tagesabschluss erstellen“ ausgewählt.

Nun erscheint die Zählhilfe um den Kassenbestand zu kontrollieren. Zum Schluss klickt man auf den Button „Weiter“

Im letzten Fenster ist eine Übersicht sichtbar. Wenn alle Werte stimmen, kann mittels Button „Geld entnommen u. Bankomatabschluss“ der Tagesabschluss gespeichert und ausgedruckt werden.
Ausgedruckt wird eine Auszahlung, die Zählliste sowie der Tagesabschluss – siehe Beispiel

Tagesabschluss Regionalleiter

Als Regionalleister müssen Sie die Tagesabschlüsse in regelmäßigen Abständen unterzeichnen, damit diese abgeschlossen sind.

Zuerst klicken Sie auf den Punkt „Tagesabschluss“

Anschließend wählen Sie „alte Tagesabschlüsse ansehen“.

Hier sehen Sie alle Tagesabschlüsse von der Filiale.
Oben können Filter gesetzt werden für „offene Tagesabschlüsse“, „abgeschlossene Tagesabschlüsse“ sowie „Alle Tagesabschlüsse“.

Wenn der Regionalleiter einen Tagesabschluss sehen möchte, wählt er den entsprechenden Eintrag (1) aus und klickt auf Vorschau (2)

Wenn der Tagesabschluss als 2ter Gegengezeichnet werden soll, wählt man entsprechend den Tagesabschluss aus (1) und klickt auf Unterschreiben(2)

Anschließend gibt der Mitarbeiter seine Passwort ein und schließt damit den Vorgang ab.

Wenn der Mitarbeiter dazu nicht berechtigt ist, scheint folgende Meldung

Monatsabschluss

An jedem 1. Werktag im neuen Monat, muss ein Monatsbeleg ausgedruckt werden. Dies geschickt mit einem Klick auf den Button „NULLBELEG DRUCKEN“.
Anschließend wird der Nullbeleg ausgedruckt.

Problem mit einer Kartenzahlung

Wenn es bei einer Bezahlung Verbindungsprobleme zwischen dem Bankomatgerät sowie Concardis gibt, kann es vorkommen, das dem Kunden der Betrag abgebucht wird aber in 1-2 Tagen wieder automatisch zurückgebucht wird.
Problem ist folgendes: Die Bank Concardis sagt „Bezahlung OK“ und schickt diese Information an das Bankomatgerät. Wenn aus irgend welchen Gründen die Verbindung unterbrochen wird, sagt zwar die Bank „Alles OK“ aber diese Information kommt nicht beim Bankomatgerät an. Daher wird auch kein Beleg erstellt.
Hier ein Screenshot der Fehlermeldung in der Appinnovo Kassa.

Bankomatgerät Abschluss

Der Abschluss des Bankomatgerätes wird automatisch mit dem normalen Tagesabschluss mitgemacht. Es erscheint zur Kontrolle eine Zusätzlich Information.

Beleg stornieren

Mit der Appinnovo Belegnummer kann ein Beleg einfach storniert werden. Details siehe Beleg-Storno.

Bonkopie

Sollte eine Bonkopie benötigt werden, kann diese einfach erstellt werden.
Im Reiter (1)“FUNK“ wählt man (2)“BON KOPIE“ aus.

Anschließend erscheint auf Auflistung aller erstellten Belege in der Appinnovo Kassa.
Der ausgewählte Beleg kann mit (1)“Vorschau“ angesehen und mit (2)“Drucken“ gedruckt werden.

Drucker umstellen

Siehe bitte Drucker umstellen

Funktion „Hauptkassa“ in der Zentrale

Wenn diese Funktion aktiv ist, kann diese Filiale auf alle anderen Filialen zugreifen, um das Kassabuch zu kontrollieren und wenn notwendig Änderungen vorzunehmen.

Als Hauptkassa wird die Option zum FIBU Export angezeigt. Damit kann gezielt für eine Filiale oder gesamt für SAT oder SDE ein Export für den ausgewählten Zeitraum erstellt werden.