Anmeldung RKSV

Sollte Ihr Unternehmen unter die Registrierkassenpflicht fallen, haben wir wichtige Informationen für Sie:

Als Teil der Steuerreform 2016 wurde das Registrierkassenpaket beschlossen, das einerseits aus der Registrierkassenpflicht und andererseits aus der Belegerstellungspflicht besteht.

Die Registrierkasse kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein. Diese müssen ab 1. April 2017 bei der Belegerstellung auf eine Signatureinheit, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat (=Chip) zugreifen.

Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen hat die Registrierung von Registrierkassen über FinanzOnline zu erfolgen.

Voraussetzung für die Durchführung der Registrierung ist ein aufrechter Zugang zu FinanzOnline des Unternehmers und die Installierung einer BMF-App auf ihrem Smartphone.

Sofern ein Unternehmen selbst nicht über die erforderlichen technischen Voraussetzungen (Internetanschluss) verfügt, kann Ihr Steuerberater die Anmeldung durchführen, bzw. kann die Registrierung von Registrierkassen mittels Formular RK1 am Finanzamt erfolgen.

Ablauf der Registrierung von Registrierkassen

Bei der Registrierung einer Registrierkasse sind folgende Schritte durchzuführen:

  1. Inbetriebnahme der Signatureinheit (durch EDV-Berater)
  2. Registrierung der Signatureinheit (durch Unternehmer oder STB)
  3. Registrierung der Registrierkasse (durch Unternehmer oder STB)

DIE REGISTRIERUNG VON SIGNATUREINHEIT UND REGISTRIERKASSE(N) SIND 2 GETRENNTE VORGÄNGE IM FINANZONLINE!!-PORTAL (siehe Anhang)

  1. Inbetriebnahme der Registrierkasse durch Erstellung des Startbeleges (durch Unternehmer)
  2. Prüfung des Startbeleges mittels BMF-APP (Hilfestellung durch EDV-Berater)

Darüber hinaus haben sie die Verpflichtung dass, sie zum Monatsende den „Monatsnullbeleg“ drucken und prüfen.

Die Prüfung erfolgt mittels BMF-App durch Ihr Smart-Phone.

Anmeldung im Finanzonline
Im Menüpunkt „Eingaben“ und „Registrierkassen“ wird die Funktionsauswahl aufgerufen.

Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit: Im DropDown-Menü ist jene Hardware auszuwählen, auf der das Zertifikat hinterlegt ist.

Vertrauensdiensteanbieter: Im DropDown-Menü ist jener Vertrauensdiensteanbieter auszuwählen, der das Zertifikat ausgestellt hat.

Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates: Im Eingabefeld ist die Seriennummer des ausgestellten Signatur- bzw. Siegelzertifikates, wie im Vertrag vom Vertrauensdiensteanbieter bekanntgegeben, einzutragen.

Registrierung einer Registrierkasse

Kassenidentifikationsnummer: Im Eingabefeld ist die Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse einzutragen.

Bemerkung: Optional kann eine Anmerkung zur Registrierkasse zur einfacheren Wiedererkennung und Zuordnung in der Länge von bis zu 256 Zeichen eingegeben werden.

Benutzerschlüssel AES-256: Im Eingabefeld ist der Benutzerschlüssel AES-256 in der Länge von 44 Zeichen einzutragen. Der Benutzerschlüssel dient der Entschlüsselung des auf dem Beleg enthaltenen maschinenlesbaren Codes.

Prüfwert für Benutzerschlüssel: >4-stelliger Code. Wenn die Kassensoftware einen Prüfwert zur Verfügung stellt, kann dieser eingegeben werden, um die korrekte Erfassung des Benutzerschlüssels AES-256 kontrollieren zu können.

Belegprüfung
Um die App für die Belegprüfung „BMF Belegcheck“ verwenden zu können, muss ein Authentifizierungscode in FinanzOnline angefordert und bei der Prüfung in die App eingegeben werden. Durch Eingabe des Authentifizierungscodes wird sichergestellt, dass nur jenes Unternehmen berechtigt (authentifiziert) ist, das den Beleg ausgestellt hat. Mit der App zur Prüfung der Kassenbelege können sämtliche erstellte Belege geprüft werden.

Mit Klick auf Code anfordern wird ein neuer Authentifizierungscode erstellt und sofort in der Seite angezeigt.

Folgende Angaben werden zu den übermittelten Belegen angezeigt:

Datum des Beleges: Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde
Belegnummer: Laufende Nummer des Beleges
Zeitpunkt der Prüfung: Datum und Uhrzeit, zu dem die Belegprüfung durchgeführt wurde
Kassenidentifikationsnummer: Kassen ID der Registrierkasse Status:
Status, ob die Belegprüfung OK oder fehlerhaft war

Prüfung mittels APP
Die App „BMF Beleg Check“ wird im App-Store des jeweiligen Betriebssystems für das mobile Endgerät zur Verfügung gestellt. Derzeit wird die App zur Prüfung der Kassenbelege von folgenden Betriebssystemen unterstützt: Android, IOS


Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb

Monatlich:
Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen, dieser soll der letzte Beleg des Monats sein. Im Regelfall wird Ihr Kassensystem dafür eine eigene Funktion (Monatsabschluss) anbieten. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie auch einen normalen Beleg mit Betrag 0, bei dem – wenn möglich – in der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“ steht, erzeugen. In Monaten in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.

Vierteljährlich:
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahren Sie die Sicherung an einem geeigneten Ort mindestens sieben Jahre auf.

Am Ende des Jahres:
Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen, dafür brauchen Sie wieder Ihren FinanzOnline Authentifizierungscode und ein mit dem Internet verbundenes Smartphone/Tablet.
Drucken Sie den Jahresbeleg (= Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) Ihrer Registrierkasse und gehen Sie genauso vor wie bei der Prüfung des Startbeleges. Prüfung des Startbeleges.
Bei der Prüfung des Jahresbeleges können eigentlich kaum Fehler auftreten, denkbar wären:

Der Startbeleg der Registrierkasse wurde noch nicht geprüft.
Es wurde der Jahresbeleg eines anderen Unternehmens geprüft.
Es gibt ein technisches Problem mit der Registrierkasse.

Falls die ersten beiden Punkte nicht das Problem sind und auch die Fehleranzeige in FinanzOnline keinen Aufschluss gibt, muss wahrscheinlich Kontakt mit dem Kassenhersteller aufgenommen werden.