Betriebsprüfung / Kassennachschau total relaxt

Oftmals vermitteln Kontrollen durch das Finanzamt ein beunruhigendes Gefühl. Wir erklären, wie eine unangemeldete oder angemeldete Kassennachschau total relaxt ablaufen kann.

Warum wird geprüft?

Es soll herausgefunden werden, ob an der Kassa, maniuliert werden kann oder ob bereits eine Manipulation vorliegt.
Zusammengefasst: Es wird geprüft, ob alles richtig läuft.

Wie wird geprüft?

Testeinkauf durch das Finanzamt

Hierbei kann der/die Finanzbeamte die Kassa beobachten und darf sich dabei im Kundenbereich deines Unternehmens aufhalten.
Mit einem anonymen Testkauf kann beispielsweise kontrolliert werden, ob die Kassenbons den Kunden ausgehändigt wird oder ob eine Signatur auf dem Bon abgebildet ist.
Sobabld jedoch ein Dienstausweis vorgezeigt wird, handelt es sich um eine erkennbare Kassenprüfung.

Erkennbare Kassenprüfung

Wenn sich der/die Finanzbeamte korrekt ausgewiesen hat, können nun die Kassenaufzeichnungen, sowie sämtliche Unterlagen, die mit der Kassa in Verbindung stehen kontrolliert werden.

In der Regel wird verlangt ein DEP7-Protokoll auszuhändigen. Selten wird auch das DEP131-Protokoll verlangt
(immer häuftiger muss das Protokoll per E-Mail zugesendet werden)

Unterlagen

Damit eine Kassennachschau möglichst schnell wieder vorbei ist, kann man mit den nötigen Vorbereitungen einiges an Zeit sparen.

Tipp: Auch wenn es unangenehm ist, immer freundliche bleiben!
Auch die Beamten erledigen nur ihre Arbeit, denen gegenüber besteht gesetzlich eine Mitwirkungspflicht.

Daten zur Software

Zu jeder Kassennachschau muss eine Niederschrift durch das Finanzamt erstellt werden. Hier werden einige Informationen über die Registrierkassa benötigt.

Ergänzung folgt.

DEP-7 bzw. DEP-131 Protokolle

Diese Protokolle benötigt das Finanzamt um eine Auswertung der Daten der Registrierkassa vorzunehmen.

Beim DEP-7 Protokoll handelt es sich um ein von der Kassa mitzuführendes genormtes Protokoll im Sinne des § 7 RKSV.
D.h. alle Kassensysteme müssen einheitlich das JSON-Format verwenden und es muss exportierbar sein.

Das DEP-131 Protokoll beinhaltet mehr Angaben (handelsübliche Bezeichnung und Menge) und wird in einer CSV Datei ausgegeben.

Achtung: Unternehmen müssen den Datenträger dem Finanzamt kostenfrei zur Verfügung stellen.

Was steht im DEP7-Protokoll?

Darin sind für alle Barzahlungen zumindest die Beleginhalte gemäß § 132a Abs. 3 BAO festzuhalten.
Seit 2017 muss der maschinenlesbare Code § 10 Abs. 2 RKSV pro Barumsatz auch mitgeführt werden.
Ebenso sind alle Trainings- und Stornobuchungen gemäß § 7 Abs. 2 RKSV im Signaturjournal abzuspeichern.
Für alle Daten des Signaturjournals – bis auf die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung – sieht die RKSV ein Exportformat vor Z 3 der Anlage der RKSV.

Das DEP-131 Protokoll beinhaltet mehr Angaben (handelsübliche Bezeichnung und Menge) und wird in einer CSV Datei ausgegeben.

DEP-7 bzw. DEP-131-Export in der Appinnovo Kassa

externen Datenträger (Stick, externe Festplatte) am Kassengerät anstecken

In der Hauptübersicht den Button ERWEITERT klicken

Menü: SYSTEM

Button DEP-7 bzw. DEP-131 Export anklicken

  1. Falls nötigt, auf AKTUALISIEREN klicken
  2. gewünschten Datenträger anklicken
  3. Datum von auswählen
  4. Datum bis auswählen
  5. Button DEP exportieren klicken